Forretningsorden i Bramming Idrætsforening

Som retningslinjer for Ledergruppens arbejde gælder sammen med foreningens vedtægter følgende:

Ledelsen:

Ledergruppen som vælges på generalforsamlingen består af 3 personer:

1 organisator
1 økonomiansvarlig
1 praktikker

Ledergruppen og evt. 2 suppleanter, der udpeges af Ledergruppen, varetager den daglige drift under ansvar overfor den samlede forening samt generalforsamlingen. De fordeler opgaverne og ansvaret mellem sig jvf. nedenstående.

De 2 suppleanter kan være Ledergruppens sparringspartnere, bl.a. i organisatoriske og økonomiske beslutninger. Herudover kan de indtræde i Ledergruppen, såfremt en af de 3 vælger at stoppe i utide.

Alle poster i Ledergruppen og aktivitetsudvalg er som udgangspunkt ulønnede. Men det er det enkelte aktivitetsudvalgs egen afgørelse, om de vil dispensere herfra. Dette kræver dog forudgående accept fra Ledergruppen.Omkostningsgodtgørelse i forbindelse med ledelses- og udvalgsarbejdet for foreningen dækkes mod bilag.

Ledergruppen kan ansætte en aflønnet forretningsfører til at lave den daglige bogføring og årsregnskab m.m.

Ledergruppens ansvarsfordeling:

Organisatoren:

·         Talerør for foreningen overfor lokale medier, kommunen, DGI, DIF med flere.
·         Kontaktperson for IT-udvalget.
·         Kontaktperson for Pavillion-udvalget.
·         Kontaktperson for Idrætsrådet.
·         Drøftelse af foreningens holdninger til forskellige områder, i samarbejde med de 2 øvrige ben i triologien.
·         Med til at skabe fornyelse og implementering af triologien nedad i de respektive udvalg.
·         Skabe en vision og strategi for foreningen.
·         Strategen der laver en 5 års plan for foreningen (i samarbejde med de to øvrige)
·         Personen med det forkromede overblik i foreningen
·         Samarbejde med BB om Byfesten (evt. i samarbejde med de to øvrige)
·         Udarbejde nye vedtægter (i samarbejde med de to øvrige)
·         Møder med underudvalgene (i samarbejde med de to øvrige) begrænses mest muligt.
·         Mødeindkalder

Økonomiansvarlig:

·         Kontaktperson for hovedkassereren.
·         Kontaktperson for udvalgskassererne.
·         Kontaktperson for Esbjerg Kommune omkring tilskud mv.
·         Ansvarlig for udarbejdelse af budgetter.
·         Ansvarlig for udarbejdelse af perioderegnskaber.
·         Ansvarlig for at der bliver udarbejdet regnskab af hovedkasserer.
·         Kontaktperson for revisor.
·         Ansvarlig for fuldmagter til konti mv.
·         Kontaktperson på den økonomiske del i byfesten.
·         Kontaktperson for sponsorudvalg.

Praktikkeren:

·         Ansvarlig for den interne kommunikation.
·         Bindeled til under-udvalgene.
·         Distrubution af referater mv.
·         En person, der er nem at komme i kontakt med
·         Kontaktperson for Centerleder
·         Kontaktperson for Esbjerg Sport og Eventpark
·         Kontaktperson for Fordelingsråd.
·         Ansvarlig for ajourføring / opdatering af pædofilipolitik også på hjemmesiden.
·         Ansvarlig for børneattester, hvor findes de? Er der kommet nye?
·         Ansvarlig for at holde vedtægter, regler, lovgivning ajour på hjemmesiden.

 

Møder:

Ledergruppen og evt. de 2 suppleanter afholder møder efter behov. Der arbejdes hen imod, at de løbende drøftelser sker via mail, telefon/SMS samt korte briefinger. I forbindelse med møder i Ledergruppen (inkl. de 2 suppleanter), kan enkelte eller flere udvalg være repræsenteret og deltage helt eller delvist i mødet.

Udvidet ledelsesmøde med alle udvalg forventes afholdt 2 - 3 gange pr. år, herunder et stormøde lige efter afslutningen af generalforsamlingen. Indkaldelse med dagsorden udsendes fra Ledergruppen i god tid forinden og offentliggøres på hjemmesiden.

Referat fra møder såvel i Ledergruppen som udvidede ledelsesmøder offentliggøres på foreningens hjemmeside. Dog ikke personfølsomme oplysninger.

Administrationsdvalg:

Ledergruppen kan oprette tværgående ad hoc udvalg til at klare løbende opgaver i foreningen, eksempelvis udvalg med ansvar for byfest, IT/hjemmeside, klubhus og sponsor. Medlemmer af sådanne udvalg indhentes så vidt mulige fra de forskellige aktivitetsudvalg, for at få så bred en interesse herfra som muligt.

Aktivitetsudvalg:

De enkelte idrætsgrene styres af et aktivitetsudvalg, som på samme måde som Ledergruppen, består af 3-5 personer, samt eventuelle underudvalg.

De enkelte aktivitetsudvalg skal sammen med den økonomiansvarlige, for hvert regnskabsår udarbejde et budget, der skal godkendes på et udvidet ledelsesmøde. Ved større køb udover de budgetterede udgifter (set ift. det enkelte udvalgs samlede budget) indhentes godkendelse fra Ledergruppen.

Det er aktivitetsudvalgets ansvar at holde ledelsen orienteret om udvalgets aktiviteter.
Ledergruppen skal være orienteret om aktivitetsudvalgsmøder og må deltage (f.eks ved kopi af indkaldelse). Ledergruppens deltagelse skal meddeles organisatoren i aktivitetsudvalget inden mødet.

Aktivitetsudvalget har pligt til at bidrage til fællesskabet i foreningen, samt i div. arrangementer, hvor foreningen indgår, f.eks byfesten.

Medlemmer i et aktivitetsudvalg skal deltage i foreningens generalforsamling, hvor der også kan stilles spørgsmål til de enkelte aktivitetsudvalgs beretninger. Disse skal være tilgængelige på foreningens hjemmeside senest 8 dage før generalforsamlingen.

Nye tiltag:

Foreningen skal altid være parat til at tage imod nye ideer og hjælpe disse på vej, f.eks. indlemmelse af nye idrætsgrene i foreningen. Ledergruppen kan bevilge økonomisk støtte og organisatorisk hjælp i startfasen betinget af opbakning jvf. § 13 i vedtægterne.

Strategi og Visioner for foreningen:

Ledergruppen:
Udarbejder strategier og visioner for det samlede BIF.

Aktivitetsudvalgene:
Udarbejder strategier og visioner for det enkelte udvalg.

Det tilstræbes at dette offentliggøres på foreningens hjemmeside.